Materi Mengelola Peralatan Kantor ( Administrasi Perkantoran )

PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor (office equipment) Perlengkapan kantor adalah barang barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai yang diharapkan.

Jenis-jenis perlengkapan kantor

1. Barang bergerak dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.   Barang habis pakai adalah barang yang diprgunakan satu kali pakai. Misalnya: kertas, penghapus, pensil dan sebagainya

b.   Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai berulang kali dan tahan lama dalam penggunaannya. Misalnya : mesin tik, gunting, telepon dan sebagainya.

2. Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

1)   Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai  penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2)   Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

3)   Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4)   Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

5)   Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1)   Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor             sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan     sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2)   Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang         meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik           (penyimpanan barang itu sendiri).

3)    Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon       permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4)    Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik            sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5)   Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam        daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

A.    Pengertian alat tulis kantor

Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern : 1988)

penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.

Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya:

• Pulpen,           
• pensil,
• tinta,   
• pita mesin tik, 
• kertas blangko pemulir,          
• karbon,
• berkas,            
• jepitan kertas.
• Lem                                        
• Stabilo
• Penghapus
• Kertas HVS
• Kertas kuarto
• Kertas karton
• Dan lain sebagainya

B.Peralatan kantor

            Pengertian peralatan kantor Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Menurut The Liang Gie,”peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.”Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,” Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.Jadi dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor..

Macam peralatan yang bukan mesin kantor

·         Bak surat (dask trays)                      Kalender meja (desk calendar)

·         Mistar (ruler)                                    Pena (pens)

·         Tangkai pena (pen holder)               Pensil (pencils)

·         Pena berwarna (colored pencil)       Penghapus pensil (eraser)

·         Kertas-kertas isap (blotter)              Gunting (shears) 

·         Penjepret kawat (setlaper)               Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)

·         Berkas-berkas jepitan (binders)       Cap tanggalan (band dater)

·         Bantalan cap (stamp pad)                Balngko-blangko formulir permintaan

Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor

• Mesin kartu berulang (purches card machines)
• Mesin jumlah (adding machines)
• Mesin hitung (calculating machines)
• Mesin tulis (type machines)
• Mesin pengganda reproducing machines)
• Mesin label labeling machines)
• Mesin penomor (numbering machines)
• Mesin penghimpun lembar stensil (collator)
• Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)
• Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

Peralatan pendukung pekerjaan kantor yang habis pakai

• Stopmap (folder)
• Snelhecter ( map surat memakai jepitan)
• Ordner
• Latter opener
• Hand onvelope opener
• Automatic mail opener
• Mesin pemberi nomor (numerator/numbering machine)
• Timbangan surat
• Jepitan kertas (paper clips)
• Pengungkit kawat jepret ( stepler remover)
• Kawat jepret (nietjes atau staples)
• Tancapan warkat(spindle file)
• Buku alamat
• Cap tanggal (stamping date)
• Mesin kartu berlubang (card machine)
• Correction fluid atau sheet correction)
• Pen sheet atau stylus
• Tipp ex
• Buku telepon
• Formulir atau blangko
• HVS (hout vry schrieft)
• Kertas tembusan (doorslag papier)
• Kertas kulis bawang (union skin)
• NCR paper
• Kertas kaca
• Kertas linen

D.Perabot kantor

Sedangkan menurut Drs. The Liang Gie,dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran,mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenis prbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal,yang mempunyai susunan ( misalnya pintu-pintu atau laci-laci ) dan diam di tempat

Syarat-syarat perabot kantor menurut The Liang Gie

·         Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

·         Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para    pegawai yang memakainya.

·         Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

·         Menurut Prof. Ralph barners, kursi yang baik harus memenuhi empat syarat:
Kursi diatur tinggi rendahnya

·         Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya kerangka dari baja dan tempat duduknya dari kayu.

·         Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan merata dan karyawan duduk merasa enak.

·         Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

E. pengertian pesawat kantor

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi,baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:
1. Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor
3. Meningkatkan produktifitas kerja
4. Mempercepat proses pekerjaan

Jenis pesawat kantor antara lain:

intercom intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri,dari suatu bagian lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Switchboard adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar,di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrumen lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat  ( informasi ) dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

Telephone answering machine answering machine adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

Dicthaphone adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat,sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

Teleks adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain,baik dalam maupun luar negeri

Telepon adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dan berjarak jauh , baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Handphone Telepon selular (ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut pula adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).

Loudspeaking telephone Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara

Faksimile berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

MESIN-MESIN KANTOR
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

Macam-macam mesin komunikasi :

1. intercom/aiphone

pengertian Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

           

Fungsi intercom

a.         Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu     pihak ke hak lainnya

b.         Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

c.         Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

d.         Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai media informasi

b.       Sebagai media pengetahuan

c.       Sebagai media hiburan.

2.      Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Macam-macam pesawat telepon        

A.        Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

B.        PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang          pengoperasiannya melalui operator

C.        PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang      pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3. Pengertian faksimile

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

 Fungsi facsimile

a.         Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b.         Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.         Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat          

Keuntungan facsimile

a.   Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

b.   Waktu yang lebih cepat

c.   Data yang akurat

d.   Hemat tenaga dan biaya

e    .Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

           

MESIN CETAK DAN PENGGANDA DOKUMEN

Mesin ketik manual (manual typewriter) –

Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.

Mesin ketik listrik (electric typewriter)

Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.

Printer

Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.

Mesin fotokopi adalah peralatan kantor yang membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain. Mesin fotokopi zaman sekarang menggunakan xerografi, proses kering yang bekerja dengan bantuan listrik maupun panas. Mesin fotokopi lainnya dapat menggunakan tinta.

Alat Bantu Presentasi

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll) Fungsi alat bantu peraga
1. Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
2. Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
3. Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
4. Menimbulkan perhatian
5. Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat berjalan lancer dan   mudah

Tujuan menggunakan alat peraga:
1. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi   efektif
2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak menimbulkan kebosanan
3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung

JENIS ALAT BANTU PERAGA

A. OHP (Over Head Projector)

Adalah alat bantu presentasi yang menggunakan lembar presentasi berupa plastic yang telah diberi materi tulisan ringkasan dan gambar-gambarnya.

B. LCD Proyektor

Proyektor LCD adalah suatu jenis proyektor video untuk menampilkan video, gambar atau data computer di layar atau permukaan datar lainnya. Ini adalah analog modern dari proyektor slide atau proyektor over head. Untuk menampilkan gambar, LCD (liquid crystal display) Proyektor biasanya mengirim cahaya dari lampu halida logam melalui prisma yang

memisahkan cahaya untuk tiga panel silikon poli - masing masing untuk komponen merah, hijau, dan biru dari sinyal video. Sebagai cahaya terpolarisasi

melewati panel (kombinasi polarizer, panel LCD dan analyzer), piksel individu dapat dibuka untuk memungkinkan cahaya untuk lulus atau tertutup untuk memblokir cahaya.

Kombinasi piksel terbukaan tertutup dapat menghasilkan berbagai macam warna dan nuansa pada gambar yang diproyeksikan.

C. Mikrofon

Istilah populernya “Mic”. Pengertian alat ini berasal dari istilah micro yang berarti kecil dan phone yang berarti bunyi, sehingga mikrofon adalah suatu alat yang kegunaanya memperbesar bunyi yang kecil sehingga dapat didengar oleh banyak orang.